Planlæg dialoger til at skabe
systematik i arbejdsmiljøarbejdet

Når I har det psykosociale arbejdsmiljø på dagsordenen på teammøder og ledermøder, så skaber I en kultur, hvor I forebygger belastninger i arbejdsmiljøet, og hvor I ikke kun taler om det psykosociale arbejdsmiljø, når noget er gået galt og skal håndteres.

Eksempel på hvordan I kan gribe det an: 

• Indfør et fast punkt på dagsordenen ved teammøder eller ledermøder fx på kvartalsvise møder.
• Vælg en facilitator af punktet, så I kommer igennem følgende punkter.
• Gør det tydeligt, hvad formålet med punktet er, og sæt rammen for drøftelsen.
• Inviter aktivt deltagerne til at bidrage fx ved at stille spørgsmål, eller ved at punktet starter med, at deltagerne kort taler sammen to og to.
• Brug strukturerede spørgsmål:
  • Hvad fungerer godt i vores arbejdsmiljø lige nu?
  • Hvad udfordrer os?
  • Hvilke konkrete handlinger kan vi tage?
• Aftal konkrete opfølgninger, så dialogen fører til forbedringer.
• Evaluér jævnligt jeres mødekultur: Følte alle sig hørt? Hvad kan forbedres? Det kan bidrage til at medarbejdere oplever, at de trygt kan dele oplevelser om tidspres, konflikter eller følelsesmæssige belastninger.

Regelmæssige trivselstjek eller temperaturmålinger kan hjælpe jer med at identificere mønstre og tendenser i belastninger i arbejdsmiljøet og dermed give jer et bedre grundlag for at vælge tiltag til forebyggelse af belastninger i arbejdsmiljøet.

Hvis I er en større arbejdsplads, er der en mulighed for at gennemføre trivselsmålingen med anonymitet, og det kan gøre medarbejdere mere ærlige i deres feedback.

Eksempel på hvordan I kan gribe det an:

• Tag udgangspunkt i jeres handleplan fra den seneste APV eller årlige arbejdsmiljødrøftelse og vælg, om der er områder, som I vil følge op med korte, regelmæssige trivselstjek. Det kan I fx gøre ved at bruge nogle af spørgsmålene i vores APV-spørgeskema
• I kan også gennemføre en temperaturmåling (fx månedligt eller kvartalsvist) med fx disse spørgsmål:
  • Hvad gør, at jeg trives godt på arbejdspladsen?
  • Hvad gør, at jeg trives mindre godt på arbejdspladsen?
  • Hvad burde vi gøre mere af på arbejdspladsen?
  • Hvad burde vi gøre mindre af på arbejdspladsen?
• Kommuniker resultaterne på relevante møder med de medarbejdere, der har deltaget, og drøft hvilke eventuelle tiltag, I vil sætte i gang
• Aftal konkrete opfølgninger, så målinger og dialoger fører til konkrete handlinger

Sæt fokus på den enkeltes trivsel på arbejdspladsen som en del af 1:1-samtaler mellem medarbejder og leder. Regelmæssige samtaler kan gøre det muligt at forebygge belastninger i arbejdsmiljøet, når leder og medarbejder sammen aftaler justeringer i arbejdsforholdene.

Eksempel på hvordan I kan gribe det an

• Aftal en tydelig ramme for samtalen
• Emner for samtalen kan være
  • Medarbejderens oplevelse af muligheden for prioritering mellem opgaver og for at træffe beslutninger om opgaver og metoder til at løse dem.
  • Medarbejderens oplevelse af opgavernes sværhedsgrad og udviklingsmuligheder gennem opgaveløsning.
  • Medarbejderens oplevelse af social og faglig støtte gennem det kollegiale samarbejde og samarbejdet med lederen.
• Aftal konkrete opfølgninger, så dialogen fører til forbedringer.
• Evaluer jævnligt effekten af at have fokus på trivsel på 1:1-samtaler og juster evt. emnerne, så I opnår de bedst mulige effekter.

Kollegial sparring understøtter oplevelsen af at have social og faglig støtte på arbejdspladsen. Social og faglige støtte er noget af det, der beskytter os i vores arbejdsmiljø, og som bidrager til at forebygge, at belastninger i arbejdsmiljøet resulterer i sygemeldinger. Formålet med kollegial sparring er at give den, der beder om sparring en mulighed for at få et nyt blik på en fastlåst situation. Kollegial sparring kan foregå i grupper eller mellem to kollegaer, fx i en lyn-sparring eller som en walk-and-talk.

Eksempel på hvordan I kan gribe det an:

• Drøft, hvilke 3-4 faste spørgsmål der vil være relevante for kollegial sparring på jeres arbejdsplads.
• Eksempler på spørgsmål til sparring
  • Hvad er dit bedste håb for denne sparring?
  • Hvad har virket bedst af det, du allerede har gjort? Og hvorfor?
  • Hvordan gjorde du det?
  • Hvilken forskel gjorde det?
  • Hvad vil være et godt spørgsmål at stille dig nu?
• Den kollega, der giver sparring, holder fokus på opgaven og sin rolle som sparringspartner. og holder igen med gode råd eller spørgsmål i retning af ”hvorfor gjorde du ikke …?
• Aftal en tydelig ramme for, hvordan og hvornår kollegial sparring skal foregå hos jer.
• Evaluer jævnligt effekten af kollegial sparring og juster spørgsmål og metode, så I opnår de bedst mulige effekter.

Høje følelsesmæssige krav er noget af det, der kan belaste os i det psykosociale arbejdsmiljø. For at forebygge at høje følelsesmæssige krav fører til belastningsreaktioner og sygemeldinger, kan I tilbyde supervision til medarbejdere og ledere. Supervisionen hjælper medarbejdere med at bearbejde svære oplevelser og give teknikker til at håndtere egne reaktioner. Supervisionen kan både være intern og ekstern.

Eksempel på hvordan I kan gribe det an:

• Gør det tydeligt, hvad formålet er med supervisionen og hvilken ramme, det foregår i.
• Tilbyd regelmæssig og akut supervision for medarbejdere, der arbejder med følelsesmæssigt belastende opgaver.
• Giv mulighed for at tale med en ekstern fagperson om belastninger.
• Supervision kan både foregå som individuel supervision eller i gruppe.
• Evaluer fx årligt effekten af supervision og juster jeres tilbud så det passer til jeres behov.

I mange organisationer bruger ledere og medarbejdere en stor del af arbejdstiden på at holde møder med hinanden, med frivillige, med brugere, med samarbejdspartnere eller andre. De mange møder kan øge oplevelsen af stor arbejdsmængde og tidspres, når arbejdet med opgaverne skal løses rundt om møderne. Faste strukturer for og facilitering af møder kan forebygge tidspres hos medarbejdere.

Eksempel på, hvordan I kan gribe det an:

• Drøft hvilken fast struktur I vil indføre for jeres møder.
• Eksempel på struktur før mødet:
• Send invitation med
  • formål for mødet
  • hvad I konkret skal gå ud af mødet med (en beslutning, en drøftelse, en orientering eller andet)
  • dagsorden og
  • hvorfor deltagerne er inviteret med

• Eksempel på struktur under møde:
  • Faciliter samtalen med styring af tid og talerunder
  • Aftal, hvem der gør hvad og hvornår
  • Aftal hvem, hvornår og hvordan I følger op på
• Eksempel på struktur efter mødet:
  • Send opsummering af beslutninger, handlinger og opfølgning fx på mail
• Evaluer effekten af den faste struktur og tilpas metoden, så den bedst passer til jeres arbejdsplads