Skrevet af Frederik C. Boll, direktør i Ingerfair og aut. arbejdsmiljørådgiver
Travlhed og tidspres i NGO-branchen er som et sammenfiltret garnnøgle – komplekst og svært at vikle ud.
På den ene side kan et højt arbejdstempo skabe stress og udbrændthed. På den anden side er det netop dette tempo, der kan gøre NGO-arbejdet så meningsfuldt. Men hvordan skelner vi mellem sund og skadelig travlhed, og bør vi måske begynde at tale om tidspres på en ny måde?
Forskning viser gentagne gange, at arbejdspladser med høj trivsel og gode arbejdsmiljøforhold leverer bedre resultater end dem, der er præget af stress og overbelastning. Det er derfor essentielt, at vi forstår, hvad tidspres egentlig er, hvad det skyldes, og hvordan vi kan håndtere det.
I det nyligt afsluttede arbejdsmiljøprojekt Mere rolleklarhed og mindre tidspres i NGO’er, undersøgte vi tidspres og travlhed i fem NGO’er inden for social- og sundhedsområdet. Resultaterne viste, at tidspres langt fra altid skyldes for mange opgaver. Ofte stikker det dybere og bunder i organisatoriske og kulturelle forhold.
Før vi ser på resultaterne, vil jeg dele nogle refleksioner over de typiske løsninger, som ledere og medarbejdere ofte griber til, når travlhed skal håndteres.
– hvis vi kun fokuserer på at ”fixe” individet, overser vi de strukturelle og organisatoriske årsager til tidspresset.
Mange NGO’er implementerer individorienterede løsninger som psykologhjælp eller coaching, hvilket kan være nyttigt for den enkelte. Men hvis vi kun fokuserer på at ”fixe” individet, overser vi de strukturelle og organisatoriske årsager til tidspresset.
En anden tilgang er restitutionsstrategier som meditation, yoga eller walk-and-talks. Disse initiativer kan være gavnlige, hvis de er frivillige, men kan virke meningsløse eller direkte frustrerende, hvis de ikke adresserer de reelle problemer. Hvis tidspresset skyldes uklarhed om arbejdsroller eller indblanding fra frivillige bestyrelser, løser en åndedrætsøvelse ikke problemet.
Mange medarbejdere og ledere trives med en vis mængde travlhed – så længe de oplever kontrol over situationen. Det er når denne kontrol forsvinder, at travlhed bliver skadelig.
Hvis der er konstant pres uden tid til restitution, kan medarbejdere føle sig overvældede og miste kontrollen. Når medarbejdere og ledere har for travlt, skal det håndteres. Det er her den svære prioritering kommer i spil, hvor nogle opgaver må vente, løses langsommere og hvis muligt i en anden kvalitet end først aftalt.
Mange NGO-medarbejdere står alene med svære samtaler og store følelser, uden tilstrækkelig tid til forberedelse og efterbehandling. Det kan forstærker de tanker og følelser, der naturligt kan følge med at stå i det vanskelige, og kan sætte sig som belastningsreaktioner, som fx tankemylder, søvn- og koncentrationsbesvær – og det er her, tidspresset viser sit ansigt. Vi kan ikke længere nå det, som vi selv og andre forventer, men det skyldes ikke for mange opgaver.
Små sekretariater kræver ofte, at medarbejdere varetager mange forskellige opgaver. Udfordringen opstår, når de ikke føler sig kompetente til opgaven, hvilket skaber ekstra stress.
Uforudsigelighed, afhængighed af kollegaers arbejde og uklare forventninger kan bidrage til en konstant følelse af travlhed. Det kan også dreje sig om uforudsigelighed og rolleuklarhed i arbejdet med frivillige.
Sammen med mine kolleger i Ingerfair har jeg samlet et overblik over årsager til tidspres og redskaber til at starte en dialog om det på arbejdspladsen.
Heldigvis findes der mange veje til at afhjælpe tidspres. Et godt udgangspunkt er IGLO-modellen, som du kan læse mere om her. Denne model fokuserer på at skabe forbedringer på Individ-, Gruppe-, Ledelses- og Organisatorisk niveau.
På et organisatorisk niveau kan NGO’er for eksempel indføre pulsmålinger for løbende at tage temperaturen på trivsel. Gode spørgsmål til dette kan være:
Ledere spiller en central rolle i at skabe en kultur, hvor tidspres kan tales om på en åben og konstruktiv måde. Mange ledere vil gerne handle, når medarbejdere er pressede, men oplever modstand fra medarbejderen. Det er vigtigt, at ledere og medarbejdere sammen finder frem til løsninger og undgår, at beslutninger træffes hen over hovedet på den enkelte.
En interessant pointe fra arbejdsmiljøprojektet er, at begrebet ”travlhed” i sig selv kan være problematisk. NGO’er har ofte en omsorgsfuld kultur, hvor medarbejdere vil passe på hinanden. Når nogen siger: ”Jeg har vildt travlt”, bliver det ofte opfattet som: ”Jeg er presset, vær sød at passe på mig”. Det skaber en opfattelse af, at alle er overbelastede, hvilket kan forhindre vigtig sparring og samarbejde.
Måske skal vi begynde at nuancere vores sprog omkring tidspres og travlhed. I stedet for at bruge ”travlhed” som en generel beskrivelse af vores arbejdsdag, kan vi være mere specifikke: Er jeg presset på tid? Er opgaven kompleks? Har jeg for mange opgaver? En mere præcis kommunikation kan skabe bedre forståelse og mere effektive løsninger.
Tidspres i NGO’er er en kompleks udfordring, der ikke blot handler om for mange opgaver. Hvis vi lærer at identificere de egentlige årsager til travlheden, kan vi skabe sundere og mere bæredygtige arbejdspladser. Det kræver en åben dialog, bedre organisering og en nuanceret tilgang til, hvordan vi taler om tidspres.
Så bør vi sende ordet ”travlhed” på pension? Måske ikke helt – men vi bør i hvert fald begynde at bruge det med omtanke.
